Bispeparkens Aktivitetsudvalg

Bispeparkens Aktivitetsudvalg

Sidst opdateret 2. juni 2018.

Aktivitetsudvalget er nedsat på et afdelingsmøde (med et enkelt afdelingsmødevalgt medlem af udvalget). Bestyrelsen har 2 medlemmer og stemmer i dette udvalg.

Når bestyrelsen på sit møde “godkender”, eller rettere anbefaler, en ansøgning til en aktivitet, betyder det, at bestyrelsens 2 stemmer afgives tilsvarende i aktivitetsudvalget – i praksis fremsendes de på mail til aktivitetsudvalget sammen med den behandlede ansøgning.

Den afdelingsmødevalgte leder af aktivitetsudvalget ringer derefter typisk rundt til de øvrige medlemmer af udvalget for at høre, om de kan godkende ansøgningerne, eller om der skal gives afslag eller stilles betingelser for en godkendelse.

De øvrige medlemmer af aktivitetsudvalget er bruger-repræsentanter, pt. fra Pensionistklubben og Beboer-Klubben Uglen. Bemærk at Kvindeklubben på nuværende tidspunkt ikke er repræsenteret i aktivitetsudvalget.

Vil du/I søge om et beløb til en aktivitet i Bispeparken

Ansøgning til Aktivitetsudvalget

Det fremgår af blanketten, hvortil den skal sendes. Du skal være beboer i Bispeparken for at kunne søge.

Ansøgninger om at få del i Bispeparkens aktivitetsmidler skal stilles skriftligt, og du/I kan vælge at benytte en af nedenstående skabeloner.

Bispeparken: Skabelon til Ansøgning til Aktivitetsudvalget (docx) (åbner i programmet Word 2007, hvis man har installeret det) – redigerbar.

Bispeparken: Skabelon til Ansøgning til Aktivitetsudvalget (doc) (åbner i programmet Word 2003, hvis man har installeret det) – redigerbar.

Bispeparken: Skabelon til Ansøgning til Aktivitetsudvalget (rtf) (Rich Text Format: understøttes af mange tekstbehandlingsprogrammer) – redigerbar.

Bispeparken: Skabelon til Ansøgning til Aktivitetsudvalget (odt) (åbner i programmet OpenOffice 4.x, hvis man har installeret det) – redigerbar.

Bispeparken: Skabelon til Ansøgning til Aktivitetsudvalget (pdf) (åbner i programmet Acrobat Reader, hvis man har installeret det) – ikke redigerbar, udskriv og udfyld med håndkraft.

.


.

Gældende kommissorium og forretningsorden:

Kommissorium og forretningsorden for Bispeparkens Aktivitetsudvalg af 14. maj 2018 (PDF)

Kommissorium og forretningsorden for Bispeparkens Aktivitetsudvalg

Aktivitetsudvalgets formål

Aktivitetsudvalgets formål er at godkende tildeling af Bispeparkens aktivitetsmidler til aktiviteter i Bispeparken og for Bispeparkens beboere inden for de rammer, som afdelingsmødet har givet i afdelingens årlige budget for aktivitetsmidler. Formålet med Bispeparkens Aktivitetsmidler er at støtte sociale aktiviteter for Bispeparkens beboere.

Aktivitetsudvalgets medlemmer

Aktivitetsudvalget er nedsat af et afdelingsmøde (med et enkelt afdelingsmødevalgt medlem af udvalget). Bispeparkens Bestyrelse (afdelingsbestyrelsen) har 2 medlemmer og stemmer i dette udvalg. Øvrige medlemmer af udvalget har ligeledes 1 stemme hver.

De øvrige medlemmer af aktivitetsudvalget er klub/gruppe-repræsentanter.

Aktivitetsudvalget er forpligtiget til at optage en repræsentant fra hver klub eller gruppe med foreningsstruktur (brugere) – ikke enkeltpersoner – i Bispeparken som medlemmer af udvalget. De pågældende repræsentanter skal selv efter godkendelse i deres bagland fremsætte skriftlig begæring herom over for udvalgets formand.

Udvalget skal bestå af et ulige antal medlemmer.

Aktivitetsudvalget konstituerer sig med det afdelingsmødevalgte medlem som formand. Herudover konstituerer Aktivitetsudvalget sig selv, herunder vælger udvalget en næstformand, som i tilfælde af formandens eventuelle fravær afvikler nødvendige møder om ansøgninger.

Hvis det afdelingsmødevalgte aktivitetsudvalgsmedlem afgår i valgperioden eller afdelingsmødet ikke vælger et medlem til aktivitetsudvalget, så vælges en af bestyrelsens repræsentanter som formand, indtil der igen vælges et medlem på et afdelingsmøde.

Hvis medlemmet vælges på et ekstraordinært afdelingsmøde, gælder valget indtil førstkommende ordinære afdelingsmøde.

Alle medlemmerne af aktivitetsudvalget skal opfylde kravene til at have stemmeret ved afdelingsmøderne i Bispeparken.

Aktivitetsudvalgets arbejdsform

Aktivitetsudvalget fastlægger selv sine møder, idet dog fristen for besvarelse af ansøgninger under normale forhold skal overholdes.

Aktivitetsudvalget beslutter og sørger selv for udarbejdelse af eventuelle beslutningsreferater af udvalgets møder.

Kommunikation: Al kommunikation til og fra Aktivitetsudvalget foregår udelukkende via e-mail, f.eks. ansøgninger og udvalgets afgørelser. Kommunikation mellem medlemmer af udvalget foregår fortrinsvis ligeledes via e-mail, herunder f.eks. mødeindkaldelser, hvor dette er muligt. Ellers kan benyttes sms eller telefonopkald.

Aktivitetsudvalget er beslutningsdygtigt, når formanden eller næstformanden er tilstede.

I tilfælde af fysiske møder, er møderne røg- og alkoholfrie.

Beslutninger bliver truffet ved almindelig stemmeflerhed blandt udvalgets medlemmer. Der kan ikke i udvalget vælges anonym afstemning. Hvis en mødedeltager er uenig i en beslutning, har vedkommende ret til at få sit standpunkt og sin begrundelse refereret. Fra Aktivitetsudvalgets møder må kun refereres de trufne beslutninger. Aktivitetsudvalget kan bevilge aktivitetsmidler til rimelig fortæring i forbindelse med egne møder. Afdelingsmødet kan vedtage at bevilge telefonpenge til aktivitetsudvalgets afdelingsmødevalgte formand.

Ansøgninger

Ansøgninger om at få del i Bispeparkens aktivitetsmidler skal stilles skriftligt af en person, som bor i Bispeparken, enten på egne vegne eller på vegne af en klub, gruppe eller Bispeparkens Bestyrelse (afdelingsbestyrelsen).

Ansøgninger sker gennem en ansøgningsblanket, som er udarbejdet og videreudvikles i samarbejde mellem Aktivitetsudvalget og Bispeparkens Bestyrelse. Ansøgningsblanketten kan hentes på bispeparken.dk og skal sendes til Bispeparkens Bestyrelse på post@bispeparken.dk eller afleveres på papir i bestyrelsens postkasse.

Klubaktiviteter og aktiviteter, som annonceres over for alle beboere i Bispeparken kan komme i betragtning, også hvis de har en bestemt målgruppe, f.eks. pensionister eller unge.

Kontaktpersonen for ansøgningen er ansvarlig for at krav til og frister for at aflevere originalbilag fra aktiviteter og regnskab fra aktiviteter bliver overholdt jævnfør gældende krav i fsb.

Bestyrelsens behandling af ansøgninger

Efter modtagelse i Bispeparkens Bestyrelse behandles ansøgninger på bestyrelsens førstkommende møde. Derfor skal de normalt være modtaget mindst 7 dage før et bestyrelsesmøde. Derefter afsender bestyrelsen straks efter deres behandling ansøgningerne til aktivitetsudvalget.

Når Bispeparkens Bestyrelse på sit møde anbefaler en ansøgning til en aktivitet, betyder det, at bestyrelsens 2 stemmer afgives tilsvarende i aktivitetsudvalget – i praksis fremsendes de på mail til aktivitetsudvalget sammen med den behandlede ansøgning.

Aktivitetsudvalgets behandling af ansøgninger

Den afdelingsmødevalgte formand for aktivitetsudvalget ringer derefter typisk rundt til de øvrige medlemmer af udvalget for at høre, om de kan godkende ansøgningerne, eller om der skal gives afslag eller stilles betingelser for en godkendelse eller indhentes yderligere oplysninger.

Ved tildeling af aktivitetsmidler skal aktivitetsudvalget (og Bispeparkens Bestyrelse) lægge vægt på:

  • At det på Afdelingsmødet bevilgede beløb for året overholdes. I tilfælde af, at der af økonomiske grunde skal vælges mellem flere aktiviteter, skal det prioriteres at få så mange forskellige aktiviteter til så mange forskellige målgrupper som muligt.
  • Ved gentagne ansøgninger med samme deltagerkreds skal årets totale tildeling af midler til denne gruppe sammenlignet med tilsvarende grupper i Bispeparken være i et rimeligt økonomisk forhold.
  • Tildeling af midler skal stå i et rimeligt forhold i forhold til antal medlemmer eller i forhold til antal forventede deltagere.

Aktivitetsudvalget skal altid begrunde alle sine afgørelser om tildeling eller afslag på tildeling af aktivitetsmidler.

Aktivitetsudvalget er normalt forpligtiget til at behandle en ansøgning senest 2 uger efter modtagelsen. Fristen for besvarelse af ansøgninger, skal under normale forhold ske, snarest, efter enighed og godkendelse i udvalget.

Alle aktivitetsudvalgets medlemmer deltager i behandlingen af alle forslag. I tilfælde af stemmelighed i udvalget afvises ansøgningen.

.

Vedtaget af Aktivitetsudvalgets møde april 2018 til behandling på Afdelingsmødet maj 2018.

.

Således vedtaget, med vedtaget rettelse indarbejdet i dokumentets tekst, på Afdelingsmødet i Bispeparken mandag den 14. maj 2018.

.


.