Bispeparkens Aktivitetsudvalg

Bispeparkens Aktivitetsudvalg

Sidst opdateret 28. november 2018.

ANSØGNINGSKEMA TIL AKTIVITETSMIDLER

Formål
Aktivitetsmidlerne skal støtte sociale aktiviteter for Bispeparkens beboere og fremme alle beboeres, klubbernes og bestyrelsens aktiviteter i Bispeparken.

Hvad lægger vi vægt på?
Aktivitetsmidlerne skal medvirke til at fremme Bispeparkens rummelige/inkluderende og grønne profil. Vi lægger vægt på at støtte aktiviteter og arrangementer, der:

• foregår i Bispeparken og er tilgængelig for alle beboere
• fremmer naboskab og fælleskab mellem beboerne i Bispeparken
• skaber liv i Bispeparken og inkluderer flere naboer i Bispeparkens udvikling
• skaber nye samarbejder med f.eks. andre boligafdelinger og lokale institutioner og foreninger

Hvilken type projekter kan søge?
Midlerne støtter forskellige typer af aktiviteter eller initiativer, der arbejder indenfor aktivitetsmidlernes formål. Det gælder eksempelvis aktiviteter, der:

• indeholder f.eks. stande til et loppemarked, mad & drikke, dans, spil, en tur eller en rundvisning
• har en bestemt målgruppe, f.eks. pensionister eller unge
• annonceres over for alle beboere i Bispeparken
• skaber eller viderefører tilbagevendende begivenheder og traditioner i Bispeparken

Både enkeltstående aktiviteter og længerevarende projekter kan søge støtte.

Ansøgning om støtte
Ansøgninger om at få del i Bispeparkens aktivitetsmidler skal stilles skriftligt af en person, som bor i Bispeparken, enten på egne vegne eller på vegne af en klub, gruppe eller Bispeparkens Bestyrelse.

Ansøgningsfrister
7 dage før et bestyrelsesmøde. Behandlingstiden er normalt 2 uger.

Brug for lidt sparring?
Bestyrelsens sekretariat bidrager gerne med sparring på din ansøgning og dit projekt.
Kontakt post@bispeparken.dk

Husk
At gemme bonner til regnskabet.

.

---

.

Gældende kommissorium og forretningsorden:

Kommissorium og forretningsorden for Bispeparkens Aktivitetsudvalg af 14. maj 2018 (PDF) – (åbner i programmet Acrobat Reader, hvis man har installeret det)

Kommissorium og forretningsorden for Bispeparkens Aktivitetsudvalg

Aktivitetsudvalgets formål

Aktivitetsudvalgets formål er at godkende tildeling af Bispeparkens aktivitetsmidler til aktiviteter i Bispeparken og for Bispeparkens beboere inden for de rammer, som afdelingsmødet har givet i afdelingens årlige budget for aktivitetsmidler. Formålet med Bispeparkens Aktivitetsmidler er at støtte sociale aktiviteter for Bispeparkens beboere.

Aktivitetsudvalgets medlemmer

Aktivitetsudvalget er nedsat af et afdelingsmøde (med et enkelt afdelingsmødevalgt medlem af udvalget). Bispeparkens Bestyrelse (afdelingsbestyrelsen) har 2 medlemmer og stemmer i dette udvalg. Øvrige medlemmer af udvalget har ligeledes 1 stemme hver.

De øvrige medlemmer af aktivitetsudvalget er klub/gruppe-repræsentanter.

Aktivitetsudvalget er forpligtiget til at optage en repræsentant fra hver klub eller gruppe med foreningsstruktur (brugere) – ikke enkeltpersoner – i Bispeparken som medlemmer af udvalget. De pågældende repræsentanter skal selv efter godkendelse i deres bagland fremsætte skriftlig begæring herom over for udvalgets formand.

Udvalget skal bestå af et ulige antal medlemmer.

Aktivitetsudvalget konstituerer sig med det afdelingsmødevalgte medlem som formand. Herudover konstituerer Aktivitetsudvalget sig selv, herunder vælger udvalget en næstformand, som i tilfælde af formandens eventuelle fravær afvikler nødvendige møder om ansøgninger.

Hvis det afdelingsmødevalgte aktivitetsudvalgsmedlem afgår i valgperioden eller afdelingsmødet ikke vælger et medlem til aktivitetsudvalget, så vælges en af bestyrelsens repræsentanter som formand, indtil der igen vælges et medlem på et afdelingsmøde.

Hvis medlemmet vælges på et ekstraordinært afdelingsmøde, gælder valget indtil førstkommende ordinære afdelingsmøde.

Alle medlemmerne af aktivitetsudvalget skal opfylde kravene til at have stemmeret ved afdelingsmøderne i Bispeparken.

Aktivitetsudvalgets arbejdsform

Aktivitetsudvalget fastlægger selv sine møder, idet dog fristen for besvarelse af ansøgninger under normale forhold skal overholdes.

Aktivitetsudvalget beslutter og sørger selv for udarbejdelse af eventuelle beslutningsreferater af udvalgets møder.

Kommunikation: Al kommunikation til og fra Aktivitetsudvalget foregår udelukkende via e-mail, f.eks. ansøgninger og udvalgets afgørelser. Kommunikation mellem medlemmer af udvalget foregår fortrinsvis ligeledes via e-mail, herunder f.eks. mødeindkaldelser, hvor dette er muligt. Ellers kan benyttes sms eller telefonopkald.

Aktivitetsudvalget er beslutningsdygtigt, når formanden eller næstformanden er tilstede.

I tilfælde af fysiske møder, er møderne røg- og alkoholfrie.

Beslutninger bliver truffet ved almindelig stemmeflerhed blandt udvalgets medlemmer. Der kan ikke i udvalget vælges anonym afstemning. Hvis en mødedeltager er uenig i en beslutning, har vedkommende ret til at få sit standpunkt og sin begrundelse refereret. Fra Aktivitetsudvalgets møder må kun refereres de trufne beslutninger. Aktivitetsudvalget kan bevilge aktivitetsmidler til rimelig fortæring i forbindelse med egne møder. Afdelingsmødet kan vedtage at bevilge telefonpenge til aktivitetsudvalgets afdelingsmødevalgte formand.

Ansøgninger

Ansøgninger om at få del i Bispeparkens aktivitetsmidler skal stilles skriftligt af en person, som bor i Bispeparken, enten på egne vegne eller på vegne af en klub, gruppe eller Bispeparkens Bestyrelse (afdelingsbestyrelsen).

Ansøgninger sker gennem en ansøgningsblanket, som er udarbejdet og videreudvikles i samarbejde mellem Aktivitetsudvalget og Bispeparkens Bestyrelse. Ansøgningsblanketten kan hentes på bispeparken.dk og skal sendes til Bispeparkens Bestyrelse på post@bispeparken.dk eller afleveres på papir i bestyrelsens postkasse.

Klubaktiviteter og aktiviteter, som annonceres over for alle beboere i Bispeparken kan komme i betragtning, også hvis de har en bestemt målgruppe, f.eks. pensionister eller unge.

Kontaktpersonen for ansøgningen er ansvarlig for at krav til og frister for at aflevere originalbilag fra aktiviteter og regnskab fra aktiviteter bliver overholdt jævnfør gældende krav i fsb.

Bestyrelsens behandling af ansøgninger

Efter modtagelse i Bispeparkens Bestyrelse behandles ansøgninger på bestyrelsens førstkommende møde. Derfor skal de normalt være modtaget mindst 7 dage før et bestyrelsesmøde. Derefter afsender bestyrelsen straks efter deres behandling ansøgningerne til aktivitetsudvalget.

Når Bispeparkens Bestyrelse på sit møde anbefaler en ansøgning til en aktivitet, betyder det, at bestyrelsens 2 stemmer afgives tilsvarende i aktivitetsudvalget – i praksis fremsendes de på mail til aktivitetsudvalget sammen med den behandlede ansøgning.

Aktivitetsudvalgets behandling af ansøgninger

Den afdelingsmødevalgte formand for aktivitetsudvalget ringer derefter typisk rundt til de øvrige medlemmer af udvalget for at høre, om de kan godkende ansøgningerne, eller om der skal gives afslag eller stilles betingelser for en godkendelse eller indhentes yderligere oplysninger.

Ved tildeling af aktivitetsmidler skal aktivitetsudvalget (og Bispeparkens Bestyrelse) lægge vægt på:

• At det på Afdelingsmødet bevilgede beløb for året overholdes. I tilfælde af, at der af økonomiske grunde skal vælges mellem flere aktiviteter, skal det prioriteres at få så mange forskellige aktiviteter til så mange forskellige målgrupper som muligt.
• Ved gentagne ansøgninger med samme deltagerkreds skal årets totale tildeling af midler til denne gruppe sammenlignet med tilsvarende grupper i Bispeparken være i et rimeligt økonomisk forhold.
• Tildeling af midler skal stå i et rimeligt forhold i forhold til antal medlemmer eller i forhold til antal forventede deltagere.

Aktivitetsudvalget skal altid begrunde alle sine afgørelser om tildeling eller afslag på tildeling af aktivitetsmidler.

Aktivitetsudvalget er normalt forpligtiget til at behandle en ansøgning senest 2 uger efter modtagelsen. Fristen for besvarelse af ansøgninger, skal under normale forhold ske, snarest, efter enighed og godkendelse i udvalget.

Alle aktivitetsudvalgets medlemmer deltager i behandlingen af alle forslag. I tilfælde af stemmelighed i udvalget afvises ansøgningen.

.

Vedtaget af Aktivitetsudvalgets møde april 2018 til behandling på Afdelingsmødet maj 2018.

.

Således vedtaget, med vedtaget rettelse indarbejdet i dokumentets tekst, på Afdelingsmødet i Bispeparken mandag den 14. maj 2018.

---

Ændret procedure for Bispeparkens Aktivitetsudvalgs behandling af afdelingsmødevedtagne forslag:

Ændret procedure for Bispeparkens Aktivitetsudvalgs behandling af afdelingsmødevedtagne forslag som vedtaget på Bispeparkens ekstraordinære afdelingsmøde 16. maj 2023.

Ændret procedure for Bispeparkens Aktivitetsudvalgs behandling af afdelingsmødevedtagne forslag.

Forslag om
Ændret procedure for Bispeparkens Aktivitetsudvalgs behandling af afdelingsmødevedtagne forslag.
Afstemning
Bispeparkens Aktivitetsudvalg skal ikke længere godkende ansøgninger til arrangementer, som allerede er afdelingsmødevedtaget.
Begrundelse
Afdelingsmødet er højeste myndighed, derfor giver det ikke mening at Aktivitetsudvalget skal behandle noget, som de reelt ikke må underkende. Aktivitetsudvalget skal fortsat godkende individuelle ansøgninger til andre aktiviteter, som ikke på forhånd er vedtaget af afdelingsmødet.
Økonomi
Denne vedtagelse har ikke nogen huslejekonsekvens. Midlerne til Aktivitetsudvalget bevilges fortsat under et særskilt punkt på det årlige afdelingsmøde, hvor alle beboere kan deltage.

Ovennævnte forslag blev vedtaget på Bispeparkens ekstraordinære afdelingsmøde 16. maj 2023.

 

---

Regler for Bispeparkens Klubber og Foreningers brug af aktivitetsmidler

1. Maks-beløb pr. deltager samlet for transport og indgang
   400 kr. pr. deltager fra Bispeparken, dog maks. op til fakturabeløb.
   De to beløb under punkt 1 og 2 må maks. give 600 kr. til sammen.
2. Maks-beløb pr. deltager for tilskud til spisning
   400 kr. pr. deltager fra Bispeparken, dog maks. op til fakturabeløb.
   De to beløb under punkt 1 og 2 må maks. give 600 kr. til sammen.

3. At der udelukkende ydes tilskud pr. person bosiddende i Bispeparken jf. almenboligloven. Reglerne og undtagelserne står beskrevet i Bekendtgørelse af lov om almene boliger m.v. §37 stk. 2 samt Bekendtgørelse om sideaktiviteter i almene boligorganisationer v. §19 (se note 1 i dette dokument).
4. Dokumentationskrav for deltagere fra Bispeparken
   Der indføres krav om aflevering af deltagerliste (navn og adresse på deltager bosiddende i Bispeparken) pr. arrangement arrangeret af Bispeparkens klubber og foreninger.
5. Ikrafttræden Dette referats regler skal godkendes af Bispeparkens Bestyrelse og derefter Bispeparkens Aktivitetsudvalg, før de er gældende.

Således godkendt af Bispeparkens foreninger og klubber på møde d. 21/12-2023, samt af Bispeparkens Bestyrelse på bestyrelsesmøde d. 20/2-2024 og endelig af Bispeparkens Aktivitetsudvalg i marts 2024. Hermed er ovenstående regelsæt trådt i kraft.

Note 1:

Bekendtgørelse af lov om almene boliger m.v.

• 37.Afdelingsbestyrelsen forelægger de overordnede rammer for iværksættelse af arbejder og aktiviteter i afdelingen for afdelingsmødet til godkendelse, forinden disse iværksættes, jf. dog § 41.

Stk. 2. Afdelingsmødet kan træffe beslutning om iværksættelse af forebyggende arbejder rettet mod boligområdet og de enkelte beboere med henblik på at styrke det sociale liv og netværk i boligområdet, såfremt afdelingsmødet samtidig tiltræder den nødvendige lejeforhøjelse.

 

Bekendtgørelse om sideaktiviteter i almene boligorganisationer

Sociale aktiviteter og fritidsaktiviteter

• 19.En boligorganisation kan iværksætte sociale aktiviteter og fritidsaktiviteter, herunder forebyggende arbejde, jf. § 37, stk. 2, i almenboligloven. Aktiviteterne skal primært være rettet mod beboere i en eller flere afdelinger i boligorganisationen eller i almene afdelinger, der er administreret af boligorganisationen. Tilsvarende kan en afdeling iværksætte sådanne aktiviteter inden for afdelingen. Det er en forudsætning, at der ikke er tale om løsning af en kommunal opgave.

Stk. 2. Den enkelte boligorganisation eller den enkelte afdeling hæfter kun for sin andel af udgifterne.

Stk. 3. Det skal af en note til boligorganisationens eller den enkelte afdelings årsregnskab fremgå, hvilke udgifter driften af aktiviteterne har belastet boligorganisationen eller afdelingen med.

Stk. 4. Ønskes der i en afdeling afholdt udgifter til en social aktivitet, i hvilken andre end afdelingens beboere vil kunne deltage, skal afdelingens budget umiddelbart efter dets godkendelse, indsendes til den tilsynsførende kommunalbestyrelse. Udgifterne til den sociale aktivitet skal fremgå af en note til budgettet. Opstår der ønske om en aktivitet, som nævnt i 1. pkt., uden at der i afdelingens budget er afsat midler til aktiviteten, skal kommunalbestyrelsen underrettes om aktiviteten og om udgiften hertil. Har kommunalbestyrelsen ikke inden 3 måneder fra modtagelsen af budgettet eller underretningen reageret, kan afdelingen iværksætte aktiviteten.

Stk. 5. Den orientering af kommunalbestyrelsen, som er nævnt i stk. 4, skal dog ikke finde sted for så vidt angår

1) aktiviteter, som en boligorganisation iværksætter som led i en af kommunen godkendt helhedsplan i et problemramt boligområde,

2) aktiviteter, hvorom der efter fritidslovgivningen eller anden lovgivning allerede er indgået aftale mellem boligorganisationen og kommunen, eller

3) enkeltarrangementer, hvor deltagelsen af andre end afdelingens beboere sker uplanlagt og tilfældigt.

 

---

Forslag om: Foreningers mulighed for at beholde overskud i forbindelse med aktivitetsmidler

Forslag: Det foreslås at foreninger og klubber, samt Bispeparkens Beboerforeninger, fremover må
beholde eventuelt overskud fra arrangementer, hvor de som klubber og foreninger deltager frivilligt, og
deres udgifter til materialer mm. dækkes af bevilligede aktivitetsmidler.

Bemærkninger: Det har hidtil været kutyme at hvis salg af f.eks. kager hvor de selv bager dem, og
udgifterne til indkøb af materialer/ingredienser er dækket af bevilligede aktivitetsmidler, genererer et
overskud, kan det beholdes af den frivillige klub eller forening.

Hvis bestyrelsen vedtager ovenstående forslag, sendes det til endelige afgørelse i aktivitetsudvalget.

Vedtaget på Bestyrelsesmøde i Bispeparken d. 27/8-24
Efterfølgende vedtaget af Bispeparkens Aktivitetsudvalg d. 8/12-24

.

---