Fra idé til virkelighed
Denne projektguide er et forsøg på at give et bud på, hvordan du udvikler et projekt (forslag).
Et projekt (forslag) kan opstå på mange måder. Udgangspunktet kan for eksempel være en idé.
Uanset hvor i processen du starter, er der en række overvejelser, du bør gøre dig. Brug denne guide som checkliste og indledende inspiration for dine idéer, og søg eventuelt yderligere råd og vejledning, for eksempel hos afdelingsbestyrelsen, gerne via mail.
1. Formuler din idé
Beskriv med få stikord din idé overfor dig selv. Det er vigtigt fra starten at få afklaret spørgsmål som: hvem, hvad, hvor, hvordan og hvorfor. Idéen bliver heller ikke dårligere af, at man har nogen, som man kan sparre med. Og da slet ikke, hvis dem man henter inspiration fra, er andre beboere i boligafdelingen. Hvis I er flere om at udtænke projektet, kan I med fordel afholde en brainstorming.
Saml alt materialet sammen, og formuler den røde tråd i din idé. Gem alle inputs (det kunne jo være, du fik brug for dem, hvis det senere blev nødvendigt at ændre på projektets indhold).
2. Er projektet realistisk?
Du bør grundigt overveje, om det er realistisk muligt at gennemføre projektet. Der er ingen grund til at spilde tid på at planlægge et projekt i detaljer, hvis det alligevel ikke har chance for at blive til noget. Så derfor bør du gennemgå alle de forhold, som du overhovedet kan forestille dig, der har indflydelse på dit projekt.
3. Er der lokal opbakning?
Det er vigtigt, at du sikrer dig den fornødne opbakning fra baglandet til dit projekt. Du kan med fordel inddrage afdelingsbestyrelsen i projektet på dette tidspunkt.
4. Stort eller lille projekt
Hvis projektet ikke er alt for kompleks, vil du herefter kunne gå direkte i gang med at formulere et forslag til behandling på et afdelingsmøde eller eventuelt til behandling på et ekstraordinært afdelingsmøde.
Hvis projektet derimod er meget kompleks, kan det være en idé, at du formulerer et forslag til at bevilge penge til en forundersøgelse, kaldet et forprojekt, til behandling på et afdelingsmøde eller eventuelt til behandling på et ekstraordinært afdelingsmøde.
5. Produktbeskrivelse (ved store/komplekse projekter)
Der bør udarbejdes en detaljeret beskrivelse af “produktet”. Med produkt forstås her alle de aktiviteter, projekter eller opgaver som indgår i projektet. Hvis hvert “delmål” beskrives i sit eget afsnit, og alle afsnit organiseres i en hensigtsmæssig rækkefølge med underafsnit og så videre, har man samtidig skabt en “træstruktur”, der kan danne den røde tråd i den senere planlægning. Det er vigtigt at få synliggjort alle elementer og delmål så kortfattet og præcist som muligt, sådan at det på et senere tidspunkt er muligt at estimere alle variable og alle faste omkostninger ud fra projektbeskrivelsen alene. Det er vigtigt at eksperter indenfor forskellige områder tages med på råd.
Afsnittene kan med fordel mærkes med hvor høj prioritet de har, hvis man senere ender op med at skulle prioritere som følge af økonomiske begrænsninger. Alternativt kan man opdele beskrivelsen i aktiviteter som er et krav, og i aktiviteter som er optionsmuligheder.
Dette sker under administrationens arbejde med forprojekteringen. Efter forprojekteringen vil administrationen udarbejde et endeligt forslag til behandling på et nyt afdelingsmøde eller eventuelt til behandling på et nyt ekstraordinært afdelingsmøde.
6. Efter vedtagelse på afdelingsmøde
Ved mindre projekter vil administrationen umiddelbart igangsætte udførelsen af projektet.
Ved store/komplekse projekter skitseres projektets organisation og den “overordnede” rækkefølge for hovedaktiviteterne af administrationen. Der udarbejdes eventuelt et udbudsmateriale, som efter projektets størrelse enten udbydes blandt et mindre antal navngivne virksomheder, eller der udarbejdes et EU-udbud, hvor alle virksomheder i EU kan deltage. Efter udbud skal administrationen vælge den virksomhed, som bedst opfylder de prioriterede opstillede krav. Er der flere afgivne tilbud, som alle opfylder disse krav, skal det billigste tilbud vælges blandt disse. Herefter igangsættes udførelsen af projektet ledet af administrationen.
Er du i tvivl om, hvordan du bedst formulerer dit forslag?
Hvis du har yderligere spørgsmål eller ønsker hjælp til at formulere et forslag, kan du henvende dig til afdelingsbestyrelsen (Kontakt Bestyrelsen) eller på ejendomskontoret (Kontakt Ejendomskontoret).